Přeskočit na hlavní obsah

Analýza a metodika

Komplexní analýza současného stavu archivace dokumentace

V praxi se využívá jako podpůrný nástroj při rozhodování o budoucím směřování organizace v této problematice. Získáte hodnocení aktuálního reálného stavu pro případné organizační změny, nutné z pohledu proveditelnosti a udržitelnosti požadavků Spisového a skartačního řádu.

Zaměříme se na Vaše dokumenty v následujících oblastech:

  • rozhodneme, zda a jaké dokumenty centralizovat z roztroušených mini archivů/spisoven,
  • posoudíme, případně vytipujeme nové vhodné místo/nemovitost pro centrální archiv,
  • pomůžeme Vám s vyčíslením očekávaných nákladů a s úpravou/budováním prostoru, přesunem dokumentů a budoucím provozem,
  • odhalíme duplicitní procesy, zajistíme bezpečnost práce s dokumenty,
  • pomůžeme Vám s evidencí dokumentů při vstupu do archivů, a přístupu k nim v průběhu plynutí skartační lhůty až po skartaci a skartaci samotnou, v regálech spisovny a s fyzickým označením,
  • navrhneme/doporučíme nástroje pro evidenci dokumentů a propojení do stávajících ERP systémů

Spisový a skartační plán

Pokud máte zaveden Spisový řád, tak Vám překontrolujeme platnost aktuální verze a případně navrhneme aktualizaci. Pokud nevíte o čem zde píšeme, tak nevadí, máme pro Vás i tak doporučení. Zaměřte se totiž na jeho přílohu - spisový a skartační plán.
Jedná se o soubor všech organizací používaných typů dokumentů a jejich spisových a skartačních znaků a lhůt. Tedy v praxi velice dobře použitelný nástroj pro efektivní zacházení s dokumenty při procesu archivace. Pokud s těmito postupy seznámíte odpovědné osoby, tak ihned při praktickém výkonu odstraníte případná sporná nebo nejasná místa a zamezíte tím realizaci nevratných úkonů.

Máte zájem o tuto službu?      Kontaktujte nás