Přeskočit na hlavní obsah

Skartace a likvidace dokumentů

Skartace dokumentů

Každá účetní jednotka pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu. Po uplynutí archivační povinnosti je nutnost písemnosti okamžitě zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá firemní data, je nejvhodnějším způsobem skartace s nenávratnou likvidací dokumentů. Skartace je proces/odborné posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné.

Po evidenci a třídění dokumentů předkládáme zákazníkovi k odsouhlasení Návrh skartačního seznamu. Teprve po jeho vyjádření případně upravíme/prodloužíme skartační lhůty dle požadavku, nebo rovnou začínáme vyřizovat Povolení ke skartaci u příslušného oblastního archivu. Posléze proběhne nenávratná likvidace dle zákona a následně vystavíme Potvrzení, které předáme zákazníkovi jako doklad o skartaci.

Likvidace dokumentů

Fyzickou likvidaci dokumentů obsahující citlivá data, jako know-how firmy, osobní údaje zaměstnanců nebo údaje o klientech, může provést i sám zákazník. Nejenom při větším objemu dokumentů je ale vhodnější (ekonomicky i bezpečnostně) využít služeb specializované firmy.

Zajistíme Vám jak manipulaci s dokumenty, tak jejich odvoz a odborné znehodnocení včetně garance ochrany před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty. Provádíme i jednorázovou skartaci, ale většině zákazníků dnes zajišťujeme skartaci již dlouhodobě ne/pravidelně, za pomoci skartačních kontejnerů nebo jiných efektivních řešení.

Skartační řízení nebo výběr archiválií mimo skartační řízení

Určení původci mají archivním zákonem uloženou povinnost vést vyřazování dokumentů s uplynulou skartační lhůtou. V závislosti na jejich typu je následně předávají do státního archivu, nebo likvidují. Skartační návrh ke skartačnímu řízení je nutné podat místně příslušnému archivu. Ten si zpravidla domluví prohlídku dokumentů pro fyzickou kontrolu dokumentů a jejich výběr a následně vyhotoví protokol o skartačním řízení. Na základě podepsaného protokolu archiv převezme dokumenty znaku A a původce provede likvidaci dokumentů znaku S.

Soukromoprávní původci nemají povinnost vést spisovou službu a mít vydaný vnitřní předpis stanovující podmínky práce s dokumenty (pokud jej nepotřebují jako součást podkladů k vydání ISO). Musí „pouze“ uchovávat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona a nabídnout je příslušnému archivu k výběru archiválií tehdy, když to uznají za vhodné, nejpozději v případě ukončení činnosti. V takovém případě archiv vyhotovuje protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení.

Běžně vyřizujeme soukromoprávním původcům vyjádření archivu k vyřazení dokumentů i přes to, že nemají povinnost vedení spisové služby. Archiv je v takovém případě povinen vyřídit skartační návrh soukromoprávního původce a vyjádřit se i k výběru, resp. k vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty.

Likvidujeme harddisky, CD/DVD

Kromě klasických dokumentů v papírové podobě skartujeme také dokumenty na CD, DVD nebo jiných magnetických nosičích. Moderní metodou je též demagnetizace nosiče informací.

Máte zájem o tuto službu?      Kontaktujte nás