Evidence a třídění dokumentů
Stěžejní činnost spisové služby
Archivace dokumentů úzce souvisí i závisí na jejich zpracování. Vyřizující osoba zodpovídá za třídění dokumentů a jejich uspořádání do archivačních jednotek, obsahově správnou evidenci a označení dokumentů spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení do skartačního řízení (tj. rokem skartace).
Z praxe víme, že určení spisového a skartačního znaku a skartační lhůty se stává pro zákazníka mnohdy neřešitelným problémem. Nemá totiž k dispozici jednotný Spisový a skartační plán, který by podrobně a věcně obsahoval všechny agendy.
Je třeba mít na zřeteli, že osoba, která spisový a skartační znak a lhůtu archivační jednotce přiděluje, plně zodpovídá za jeho správnost. Z čehož vyplývá časová i personální náročnost a kritická odpovědnost za tuto nevratnou činnost. Proto je pro mnohé subjekty optimálním řešením spolupráce právě s námi.
Po zpracování dokumentů zasíláme zákazníkovi podrobný soupis jednotek k archivaci a skartaci. Teprve po jeho finálním vyjádření začínáme vyřizovat Povolení ke skartaci u příslušného státního archivu a posléze proběhne nenávratná likvidace dle zákona s vystavením Potvrzení o této akci.